Registrácia (§ 34 a nasl.)

Na aké informačné systémy sa vzťahuje povinnosť registrácie?

• Povinnosť registrácie sa vzťahuje na každý informačný systém, v ktorom sa spracúvajú osobné údaje úplne alebo čiastočne automatizovanými prostriedkami spracúvania (vedený v počítači alebo aj v počítači a čiastočne aj v kartotékovej podobe), a zároveň na ktorý sa nevzťahuje niektorá zákonná výnimka.
• Informačné systémy, v ktorých sa spracúvajú osobné údaje inými, ako automatizovanými alebo čiastočne automatizovanými prostriedkami spracúvania, teda registrácii nepodliehajú. Prevádzkovateľ je však povinný o týchto informačných systémoch viesť evidenciu.

Musí prevádzkovateľ registrovať informačný systém, ak má poverenú zodpovednú osobu?

• Nie, na informačný systém, ktorý podlieha dohľadu poverenej a na úrade nahlásenej zodpovednej osoby, sa povinnosť registrácie nevzťahuje.

Na aké informačné systémy sa nevzťahuje povinnosť registrácie?

• Registračnej povinnosti nepodliehajú informačné systémy:

- ktoré podliehajú osobitnej registrácii,
- ktoré obsahujú:
osobné údaje o členstve osôb (v občianskom združení, nadácií, neziskovej organizácie poskytujúcej všeobecne prospešné služby, odborovej organizácii, v politickej strane alebo v politickom hnutí),
osobné údaje o náboženskej viere osôb združených v štátom uznanej cirkvi alebo náboženskej spoločnosti,
a ak tieto osobné údaje spracúvajú  uvedené subjekty a využívajú ich výlučne pre svoju vnútornú potrebu,
- v ktorých sa spracúvajú osobné údaje na základe zákona, priamo vykonateľného právne záväzného aktu Európskej únie alebo medzinárodnej zmluvy, ktorou je Slovenská republika viazaná,
- v ktorých sa spracúvajú osobné údaje inými, ako automatizovanými alebo čiastočne automatizovanými prostriedkami spracúvania.

Ako postupovať pri registrácii informačného systému?

• Prevádzkovateľ vyplní formulár žiadosti o registráciu. Vyplnený formulár prevádzkovateľ následne zašle na adresu úradu, a to:

- písomne doporučenou zásielkou alebo
- elektronickou poštou - elektronický dokument podpísaný zaručeným elektronickým podpisom podľa osobitného zákona alebo
- osobne do podateľne úradu.

Je potrebné k žiadosti o registráciu priložiť aj ďalšie dokumenty?

• Prílohou k žiadosti o registráciu je popis podmienok spracúvania osobných údajov.
• V prípade, že registráciu pre prevádzkovateľa zabezpečuje iná osoba (napr. advokátska kancelária), je potrebné spolu s registračným formulárom doručiť úradu aj originál splnomocnenia.

Môže prevádzkovateľ spracúvať osobné údaje v informačnom systéme, ktorý prihlásil na registráciu?

• Prevádzkovateľ môže spracúvať osobné údaje v prihlásenom informačnom systéme odo dňa podania žiadosti o registráciu, a to vprípade, že žiadosť podal pred začatím spracúvania osobných údajov; nie je teda povinný čakať na doručenie potvrdenia oregistrácii z úradu.

Kedy je prevádzkovateľ zaregistrovaného informačného systému povinný oznámiť zmeny údajov alebo odhlásiť informačný systém z registrácie?

• Zmeny

- prevádzkovateľ je povinný písomne oznámiť úradu akékoľvek zmeny údajov prihlásených na osobitnú registráciu do 15 dní odo dňa, kedy zmeny nastali;
povinnosť oznámenia zmien sa nevzťahuje na počet oprávnených osôb prevádzkovateľa

• Odhlásenie:

- prevádzkovateľ je povinný písomne odhlásiť informačný systém z osobitnej registrácie do 15 dní odo dňa skončenia spracúvania osobných údajov,
pri odhlásení informačného systému je prevádzkovateľ povinný uviesť najmä:
- svoje identifikačné údaje,
- názov odhlasovaného informačného systému,
- registračné číslo,
- dátum skončenia spracúvania osobných údajov.

Je registrácia informačného systému spoplatnená?

• Registrácia informačného systému je spoplatená. Výška správneho poplatku je 20,- eur.

Je nahlásenie zmeny registračných údajov spoplatnené?

• Nahlásenie zmeny registračných údajov je spoplatnené. Výška správneho poplatku je 20,- eur.

Zákon č. 122/2013 Z.z